天津栢柯信息技术有限公司
公司简介

      2017年,粤海控股总资产逾1,000亿港元,员工总数12,000余人,全资及控股子公司超过300家,涉及公用事业及基础设施、制造业、房地产、酒店及酒店管理、零售批发、金融等行业,并确立了以水务及水环境治理产业、城市综合体产业、产业园及制造业为核心,产业金融为支撑的“3+1”新主业板块格局。


项目简介

       广东粤海控股集团有限公司法务管理系统一期于2017年10月正式启动,建设模块为合同管理、法律风险管理、法律纠纷案件管理,实施单位为粤海集团总部及置业国际两个单位业务过程化管理,其它单位为重大业务上报审核管理模式。2018年6月中旬进行UAT测试,2018年8月中旬完成相关问题整改,2018年9月11号通过验收。


应用效果

        广东粤海控股集团有限公司法务管理系统一期主要实现了集团内部的横向管控和两家二级子公司的纵向管控,主要建设内容:

              合同管理

                       建立合同全生命周期管理体系

                       通过信息化系统规范的合同范本、起草、修订、审核、签订和归档业务流程;

                       通过合同履行、变更、终止、合同纠纷、履约监控,加强企业经营过程的在控能力;

                       通过数字化的合同统计分析,提升经营决策的自我分析能力。

             法律纠纷案件管理

                       建立法律纠纷案件全过程化管控

                       通过信息化系统实现法律纠纷案件实时跟踪,对案件现状处理过程一目了然;

                       通过法律纠纷案件总结、分析,挖掘问题根源并提升法律服务的价值。

             法律风险管理

                        建立统一的法律风险管理平台,全面掌握集团法律风险

                        构建法律风险信息库及风险清单,实现法律风险预警、法律风险评估、上报和应对管理;

                        通过法律风险知识、法律风险台账管理,为推进集团风险管控提供支持和保障。

              更多信息化管理功能:法律意见书管理、法律队伍管理、规章制度管理、法律知识库等


成功案例
CASES
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项目简介

       中国第一汽车集团公司(原“第一汽车制造厂”),简称“一汽”,1953年第一汽车制造厂破土动工,新中国汽车工业从这里起步。2011年6月28日,根据国务院国资委的要求,中国一汽进行主业重组,成立中国第一汽车股份有限公司。
       至今,一汽形成了东北、华北、华南和西南四大基地,分布在哈尔滨、长春、吉林、大连、北京、天津、青岛、无锡、成都、柳州、曲靖、佛山、海口等城市。在巩固和发展国内市场的同时,不断开拓国际市场,逐步建立起全球营销和采购体系。
       站在企业发展的新起点,中国一汽将全面贯彻落实党的十八届三中全会精神,肩负好国有企业的政治责任、经济责任、社会责任,恪守“出汽车、出人才、出经验,促进人•车•社会和谐发展”的使命,弘扬“争第一、创新业、担责任”的核心理念,坚持“自主发展、开放合作”的方针,凝心聚力、求真务实、锐意进取,建设具有国际竞争力的“自主一汽、实力一汽、和谐一汽”的目标而努力奋斗,为全面建成小康社会贡献新的力量
       但随着一汽业务规模的不断扩大及市场竞争程度的不断加深,一汽在经营、管理活动中所面临的不确定风险逐渐增多。法律事务作为业务重要载体,法律事务风险已成为一汽面临的主要风险之一。如何有效防范风险,提高基础管理水平,提升公司风险防控能力,为公司稳健发展提供保障是目前迫切要解决的一个重要问题。
       经过不懈的努力与发展,一汽建立了专业化法律管理队伍;构建了适应市场化要求的法律管理体系和运行机制。公司在法律事务管理体系逐渐完善、管理制度逐渐全面的良好态势下,从一汽集团法律事务管理全盘规划与自身发展两方面考虑,迫切的需要一套先进的信息化管理体系以突破传统手工管理模式难以逾越的管理瓶颈。

管理效果

       实现了横向内控:统一合同管理模式,对集团总部及下属企业自身合同业务进行全生命周期管理。 纵向监控:集团总部通过对下属企业合同业务实现预警、监控、数据统计分析实现总部对下属单位合同业务的监督管控管理。

1. 管理模式由松散型向集中管控型转变;           2. 构建法律事务及风险管理框架;

3. 统一集团管理模式、流程、数据及接口标准; 4. 法务管理全面覆盖;

5. 全面实现“横向内控、纵向监控”机制;        6. 实现集团法务及法律风险管理一体化

项目简介

       根据广东生益法律管理业务流程及相关管理制度的要求,运用信息化手段,建立集团内部各子企业相对独立的合同管理、纠纷案件管理、法律风险管理、授权委托管理、法律意见书管理、普法平台管理、知识库管理等相关管理工作,整合和充分发挥公司法律知识管理资源。建立全集团统一的法律管理平台,全面启动“防-管-控”一体化法律风险管控模式,把依法治企防线、法律风险预警、制度流程管控与风险识别布控、发布信息预控、动态跟踪防控、重点部位测控、信息手段监控等环节有机组合,实现防范先行、管理跟进、控制把关等工作链条有序衔接,有效防控各类法律风险,满足广东生益国际化经营管理要求。

管理效果

       实现全集团法律管理规范化、标准化和数字化,全面建立子企业法律风险识别、管控和补救三大法律风险防范管理体系,以法律工作的信息化和精细化管理推动企业法律事务管理工作健康、有序、快速发展,为广东生益做强做优提供坚实的法律支撑和法律保障。

项目简介
       宁夏宝丰集团是宁夏省支柱型民营企业,下设能源、房地产、商业、教育、畜牧业板块。其中宁夏宝丰能源集团有限公司(能源板块)在银川宁东建设了宝丰能源循环经济工业园区,员工13000人,年收入超过500亿。宝丰集团作为典型的民营企业,具备公司整体运转效率高、纯市场化运作催生的快速响应及调整能力。
       集团非常重视法律事务管理工作,在集团及下属企业均设置有独立的法务部,近年来越发重视合同管理工作,2015初在集团总部设立风险管控部,首要职责就是监控管理集团下属企业的合同执行情况。宝丰集团一年合同总量接近15000份,其中有80%以上的合同在使用自有的格式合同范本,能够有效控制合同条款风险,但在合同依据、合同相对方、合同审批、合同执行管理环节存在诸多管理瓶颈,具体表现在预算、计划、选商等依据内容并没有与合同管理紧密结合,需要在合同审批过程中花费大量的人力进行核对,拉低审批效率;供应商资质审查工作存在滞后性,是在合同签订阶段才完成的,长期存在供应商履约风险;合同审批过程中没有评审依据支持,没有先进的审批工具支持,审批职责不够明确以及纯手工审批的方式导致审批效率低和审批走形式的管理瓶颈。
       合同执行监控管理是集团最为头疼的管理弱项,风险管控部联合法务部、财务部在2015年下发的管理制度中明确要求下属企业各单位提供《合同执行台账》报表,但由于数据量庞大,合同执行管理过程的不规范以及人工填写等诸多因素,导致风控部无法判断上报的《合同执行台账》数据是否准确有效。其中合同执行管理不规范是核心因素,由于合同量大,财务在付款环节除预付款外全部归为应付账款,没有账龄体现,每次均按供应商总账款一定比例进行付款,无法判断付的哪份合同的哪比款,处理不规范,导致长期存在履行违约的情况。
       结合以上现状,我们不难发现,如果系统只是按照现有合同管理制度落地,不做管理优化,系统上线的价值不大,所以在项目咨询阶段,提出了大量合理化建议,尤其是在合同执行环节,借助合同信息化管理(合同编号、履约计划)与金蝶EAS系统(采购模块、销售模块、财务模块)的集成对接,规范财务收付款管理,严格按照合同履约计划执行(允许合并付款),将实际收付款与计划收付款严格对应,自动形成《合同执行台账》。

管理效果

       项目应用范围为全集团,除PC管理平台外还提供IOS、Android手机管理平台,与金蝶EAS系统、门户系统实现集成。目前该项目正在试运行阶段,以下为系统上线后的管理效果。 为集团构建“横向内控、纵向监控”管理机制。
       横向内控:统一合同管理模式,对集团总部及四家下属企业自身合同业务进行全生命周期管理。
       纵向监控:集团总部通过对下属企业合同业务实现预警、监控、数据统计分析实现总部对下属单位合同业务的监督管控管理。

项目简介

       中国航空工业集团公司是由中央管理的国有特大型企业,是国家授权投资的机构,于2008年11月6日由原中国航空工业第一、第二集团公司重组整合而成立。集团公司设有航空装备、运输机、发动机、直升机、机载设备与系统、通用飞机、航空研究、飞行试验、贸易物流、资产管理、金融、工程建设、汽车等产业板块,下辖140余家成员单位、近30家上市公司,员工逾50万人。
       栢柯公司近一年承接了中航工业集团三家下属企业法律事务管理系统的建设工作,分别为中航工业西安飞机工业(集团)有限责任公司、中航工业江西洪都航空工业集团有限责任公司、中航工业哈尔滨飞机工业集团有限责任公司。我们以最具代表性的中航工业西安飞机工业(集团)有限责任公司法律事务管理系统展开进行介绍,系统建设内容包含合同管理、纠纷案件管理、授权委托管理、重大事项管理、知识产权管理、证照印章管理、法律队伍管理、法律风险管理。
       西飞法律事务管理系统上线前,企业法务工作存在诸多管理瓶颈,合同范本少、管理不规范,大多部门采用自己部门制定的范本;合同审批流程长、效率低,在审批过程中纪检监察审计法律部、财务部、经营管理部、保密办均对合同审批提出审批规则要求,导致一份合同审批需要签署三份《合同审批表》,审批职责重复问题严重,基本无法实现履约监控;在纠纷案件管理上没有标准的管理流程,总法律顾问没有纳入纠纷案件管理体系,领导层对企业案件执行情况没有畅通的了解渠道;西飞授权委托管理制度针对合同管理制定的非常详细,细化了每个承办部门的签订授权以及每个岗位的审批授权,但在落地时没有任何一个职能部门有精力严格把关,偶尔会出现越权情况;重大事项在执行过程中没有监督管理渠道;知识产权管理相对粗犷,没有设置精益的管理流程;印章管理环节存在重大风险,系统没上线之前存在14枚合同章分散在各业务部门单独管理。
       通过以上现状分析,如果信息化系统直接套用现有企业管理模式,结果只有一个就是信息化建设失败。

管理效果

       在咨询过程中我们与对方项目组成员共同优化了管理模式,将目前各类合同审批表统一,梳理各类合同的审批流程,去掉重复审核节点,实现串审、并审相结合,通过合同类别、性质、金额、承办部门、授权情况等要素信息,自动识别相匹配的审批流程,优化审核方式,一次完成合同审批工作。帮助西飞梳理合同范本库,与ERP系统集成调取合同依据(计划、选商),授权制度通过系统落地,大幅度降低了合同审批用时。
       合同管理分步实施,首先将采购部承办合同纳入信息化,随后是技改基建部、制造工程部等其他承办部门,每个部门试用成功后收回合同章,控制用印风险。用印部门无需核实是否按照规定合同审批规定完成审批(是否有超授权的情况,合同审批表中各个节点的审批意见是否齐备),信息化上线后,通过系统控制,收到用印任务即用印,没有收到的不予以用印,降低工作量。
       纠纷案件建立标准的管理流程,纠纷管理、案件承办管理、案件批办管理、案件进展管理、案件执行管理、结案与积案管理、案件归档管理。总法律顾问融入案件管理体系,审批把关案件处理方向及处理预案,领导层随时查阅案件进行情况。
       实现“三重一大”(重大事项)标准流程管理,“三重一大”事项是指:公司层面的重大决策事项、重要人事任免、重大项目安排和大额度资金运作事项。管理流程:事项申报管理、事项决策准备管理、事项审核管理、事项决策管理、事项决策执行、事项决策监督管理、事项后评估管理、事项查询统计管理。

应用范围

       河西区教育局应用的系统范围最广,包括校园安全管理系统与访客管理系统,应用的学校有闽侯路小学、第十六幼儿园。

实施历程
       实施校园安全管理系统主要历经调研、开发、培训、上线等阶段,充分结合教育局管理需求调整软件,并最终形成落地的方案 最终推广至学校,使一线负责安全工作的老师真正将安全管理工作利用信息化手段有效监控。

应用效果

       河西区目前教育局可将之前线下需要各校每天提报上来的校园环境检查表、食堂安全检查表等检查表转为线上填报;校 园安全管理系统作为教育局下属各个学校的安全信息档案库,方便查询人防、物防、技防相关的各项数据;教育局可随时查看来访外宾的人次频率等详细信息,并永 久保留图像音频等信息作为存档依据。

项目简介

       江苏中烟工业有限责任公司,于2009年9月,成立董事会,12月举行挂牌仪式。公司现下辖南京卷烟厂、徐州卷烟厂、淮阴卷烟厂3家不具有法人资格的卷烟生产企业和南通烟滤嘴有限责任公司、江苏鑫源烟草薄片有限公司2个全资子公司,是一家集卷烟生产、销售、烟草物资配套供应等为一体的烟草工业集团。主营“苏烟”和“南京”品牌烟草。
       项目建设内容包含法律法规管理(烟草行业适用的法律法规)、法律风险信息管理、风险控制计划管理、纠纷案件管理、法律咨询管理、统计分析。
       法律法规管理分为法律法规维护、法律法规解读、法律法规预警、法律法规查询,对法律法规按照业务类别、法律法规性质进行分类维护、解读,并通过主动发起、主页提示消息的方式进行预警,通过关键词全文检索、页面录入项精准匹配的方式提供检索查询,实现法律法规库的全面信息化。
       法律风险信息管理分为风险信息维护、风险预警、法律风险查询,包含法律风险从业务人员到法改部的对风险点的维护的串联,实现完整的信息化管控。
       风险控制计划管理分为风险控制计划维护、风险计划里程碑执行、风险控制查询。法改部在风险信息库中选择重大风险等纳入风险控制计划,提出风险控制要求及通知,业务部门/单位在相关模块中根据要求制定风险应对策略、控制措施、控制责任、里程碑成果或控制记录、时间节点等,法改部进行风险控制计划的最终审核。
       纠纷案件管理分为纠纷管理、案件承办管理、案件审批管理、案件进展管理、积案与结案管理、案件归档管理、案件补录管理与案件综合查询,囊括了从纠纷到上升到诉讼仲裁到案件处理完成的整个生命周期的管理过程,实现完整的信息化管控。
        法律咨询管理分为法律咨询申请、法律意见书、法律建议书接收、综合查询。
       统计分析管理包含:法律风险地图展示、案件趋势统计分析、案件对比统计分析、案件类型占比统计分析、涉案标的占比统计分析、部门维度法律风险分析、各部门控制计划及进度分析、年度风险统计、风控计划措施类别玫瑰图、咨询类型玫瑰图、部门咨询状况统计柱状图、建议类型玫瑰图、咨询回复状况柱状对比图、建议指派部门饼状图、意见书建议书对比数量分析线状图、法律法规业务类别分布玫瑰图、法律法规性质分布玫瑰图、法改部人员工作情况统计表。

管理效果

       江苏中烟工业有限责任公司实现了以构建统一的法律风险管理信息平台,落实法律风险管理体系建设成果;规范法律风险管理体系统建设应用,统一的数据管理、统一访问控制。

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